Prednosti integracije POS softvera sa računovodstvom

RADITE PAMETNO, A NE MNOGO

Bilo koja integracija dva softvera, za krajnji cilj ima da se izbegne duplirano unošenje i baratanje istim podacima. To znači da softveri koji se integrišu, međusobno mogu automatizovano razmenjivati potrebne podatke, po kriterijumima koje ste vi odredili. Poenta je da jednom unešen podatak bude dostupan i raspoloživ za dalju obradu za sve softvere koji su integrisani. I baš se često kao dobar primer navodi integracija POS softvera (obično je on deo programa za ugostiteljstvo) i računovodstvenog softvera. U nastavku ćemo vam objasniti glavne prednosti ovakve integracije.

Šta je cilj integracije POS softvera sa računovodstvom

Prvo i osnovno što treba da znate da se integracijom softvera samo automatizuje i ubrzava način razmene podataka između knjigovođe i vas. I do sada ste vi te podatke dostavljali knjigovođama samo na svakako teži način. A onda je on morao da ih unosi u svoj softver. Integracijom se sve to automatizuje i na vašoj i na knjigovodstvenoj strani. Pri tom, potpuno su očuvani bezbednost i integritet svih podataka. Napredniji programi za ugostiteljstvo i maloprodaje poput Sky POS-a imaju razvijene funkcionalnosti da mogu (na osnovu tih podataka) odmah kreirati razne izveštaje, analize, grafikone...

Glavne prednosti integracije POS softvera sa računovodstvom

Prednosti se pre svega ogledaju u značajnom smanjenu i ubrzanju pozadinskih poslova. Time obično direktno oslobađate sebe (ili nekog koga plaćate) od bavljenja silnom administracijom. Iskusni privatnici vrlo dobro znaju o čemu pričamo. Uostalom, stalni odlazak kod knjigovođe nikad nije spadao u vrh omiljenih aktivnosti preduzetnika. Pobrojaćemo i neke od ostalih benefita:

Ubrzanje svih finansijskih procesa 

Brže knjiženje svih prihoda i rashoda - preduslov za kvalitetno sagledavanje rezultata poslovanja je da uvek baratate sa najsvežijim i preciznim podacima. Nema donošenja kvalitetnih poslovnih odluka, ako su vam podaci neažurni. Da ne spominjemo horore tipa naslaganje prodajnih i računovodstvenih evidencija.

Finansijski izveštaji - na osnovu ovako integrisanih podataka vaš program za funkcionisanje objekta treba lako i brzo da vam napravi sve zakonski obavezne izveštaje, ali i one koji su samo vama potrebni za analizu. Imajte na umu da kvalitetan program za ugostiteljstvo i maloprodaje mora da vam obezbedi sve te funkcionalnosti.

Sinhronizacijom podataka između ova dva programa, lako možete doći do kompletnih finansijskih izveštaja u realnom vremenu. To znači da će kompletna krvna slika vašeg poslovanja biti na jedan klik od vas. Ma gde se vi trenutno nalazili. Upravljanje zalihama, magacinima, dnevni izveštaji i ostala papirologija prelazi u svoj digitalni oblik i to, uz ovu integraciju, eliminiše potrebu za satima i satima administrativnog rada.

Ušteda u resursima

Eliminacijom manuelnog unosa podataka postižete više ciljeva odjednom. Prvo i osnovno, ovom automatizacijom prestaje potreba za manuelnim unosom podataka. Svako ko se ikada bavio ovim poslom jasno zna da prepozna benefit automatizacije. Generalno, kada god možete nešto da automatizujete - to odmah i uradite. Što pre donesete takvu kakvu odluku - više ćete i uštedeti. 

Mogućnost greške svedena na minimum

Kada nema manuelnog unosa, nema ni mogućnosti greške. A kada nema grešaka, nema ni traženja grešaka, korekcija, ponovnog obračuna, ispravljanja neslaganja...

Bolja kontrola poslovanja 

Preduslov za uspešno poslovanje je da uvek tačno znate u kom smeru se kreće vaše poslovanje. Za to su vam neophodni realni i precizni podaci u prihodima, rashodima, profitu, njihovim trendovima... 

Recimo, da bi ste uopšte bili u prilici da se bavite analizom Barske ekonomije (optimizacija troškova, izračun cene koštanja artikala, cenovna strategija, optimizacija poreza...), morate imati što tačnije i realnije podatke. Ovo smatrajte ključnim za poslovanje svakog objekta, jer bez potpune kontrole nad procesima - nema ni uspešnog poslovanja.

Upravljanje zalihama može biti mnogo lakše

Već smo napomenuli da kvalitetni programi za ugostiteljstvo omogućavaju duboku automatizaciju međusobno povezanih poslovnih procesa. Recimo, ako koristite Sky POS, imaćete mogućnost pravljenja preciznih i detaljnih sastavnica (normativa, recepture) za vaše prodajne artikle. Svaka takva realizovana sastavnica povlači i skidanje sa stanja zaliha normiranih količina materijala. Automatski, bez potrebe da iko unosi utrošene količine, kalo, rastur... Naravno da ćete, ako to želite, biti upozoreni ako je u magacinima neka roba pri kraju, i da treba da nabavite nove količine. Pri tom i knjigovođa odmah ima podatke o fakturama u svom sistemu. I sve to automatski. 

Bezbrižno dočekajte bilo koji inspekcijski nadzor

Ovako uređen sistem je ujedno i garancija kvaliteta knjiženja. To znaju i inspektori i sa mnogo više poverenja pristupaju eventualnom nadzoru takvih objekata. To se najbolje vidi kroz popunjavanja formulara (koji ste dužni da popunite) pre same kontrole.
O tome smo više pisali u tekstu Inspekcije u ugostiteljstvu.

Primer integracije Sky POS-a sa računovodstvenim softverom

Sky POS je razvio informatička rešenja za integraciju sa skoro svim vodećim računovodstvenim softverima. U svom portfoliju Sky POS nudi integraciju sa računovodstvenim programima poput MiniMax, Calculus, DataLab Patheon, BizniSoft, Wings... To znači da možemo, sa velikom verovatnoćom, reći da ako korisite Sky POS program za ugostiteljstvo i maloprodaje - lako možete ostvariti punu integraciju sa računovodstvom, bez obzira koji oni program koriste. A to znači značajne uštede u radu i vremenu, manje obaveza za vas a mnogo više mogućnosti za unapređenje poslovanja. Umesto da trošite vaše (ili nečije) vreme radeći  dosadne i greškama podložnim poslove, sad se možete posvetiti analizi poslovanja u realnom vremenu i raditi na unapređenju istog. Muke sa finansijskim i robnim knjiženjima sada su prošlost i vaša svakodnevnica sada može da dobije sasvim drugu dimenziju. Iskustva govore da nakon ovakve integracije najodgovorniji osete značajno rasterećenje u pogledu dnevnih obaveza. Slično važi i za same knjigovođe koje su mahom do sada odbijale ugostiteljske objekte kao klijente.

Zamislite samo da kompletno automatizovano slanje robno materijalnih evidencija kroz dnevne izveštaje i ostale dokumente u računovodstveni program gde se automatizuje proces prenosa zalihe sa veleprodajnog skladišta na maloprodajno skladište i vrši potrošnja iste na osnovu prodaje, kako bi maloprodajno skladište bilo bez zaliha na kraju dana.

Ili ako govorimo o robno proizvodnoj integraciji scenario bi otprilike bio da se automatski razmenjuju robno materijalne evidencije kroz dnevne izveštaje i ostale dokumenta sa računovodstvenim programom. Automatski se vrši raspisivanje radnih naloga po sastavnicama, automatski prenose zalihe sa skladišta gotovog proizvoda i veleprodajnog skadišta na maloprodajno skladište kao i potrošnja zaliha na osnovu prodaje sa maloprodajnog skadišta.

Naravno, ova komunikacija je dvosmerna, tako da su i vama odmah dostupni podaci od knnjigovođe koji se odnose na vaše poslovanje. I to predstavljeni u obliku i formi koja je vama najlakša za dalju analizu i rad. Zaista moderan način rada za biznismene koji umeju da vrednuju i cene dostupnost podataka u realnom vremenu.

Uostalom, uvek možete, potpuno besplatno, probati demo verziju Sky POS-a i uveriti se u to da li njegove mogućnosti ispunjavaju vaša očekivanja.