Kako raditi popis u kafiću i restoranu?

ISKORISTITE POPIS KAO MOĆNO KONTROLNO ORUĐE

Nema uspešnog poslovanja ugostiteljskog objekta bez kompletno uspostavljene kontrole nad svim poslovnim procesima. Jedna od efikasnijih metoda za to je svakako redovan i dobro urađen popis. Njime vi stičete precizan uvid u realno stanje svog poslovanja. Čak i ako utvrdite određene anomalije, uvek je bolje odreagovati pravovremeno.

Popis je i zakonski regulisan Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem ("Sl. glasnik RS", br. 89/2020).

Ovu obavezu zakonodavac je definisao i vezao za kraj godine, po jasnim i Pravilnikom definisanim odredbama. Tu je reč o detaljnom popisu imovine koja, između ostalog obuhvata sledeće (citiramo Pravilnik):

„upisani a neuplaćeni kapital, nematerijalnu imovinu, nekretnine, investicione nekretnine, postrojenja, opremu, ostala stalna materijalna sredstva, biološka sredstva, zalihe materijala, nedovršenu proizvodnju, nedovršene usluge, gotove proizvode i robu, stalna sredstva namenjena prodaji i sredstva poslovanja koje se obustavlja, finansijske plasmane i potraživanja i gotovinske ekvivalente i gotovinu.“

Ovakav detaljan popis imovine se sprovodi jednom godišnje. 

Međutim, u realnom poslovanju, popis u ugostiteljskom objektu je mnogo češći. To ne mora biti tako sveobuhvatni proces, kao što je taj godišnji (zakonski) popis, već se parcijalno i tematski kontroliše samo jedan segment poslovanja. Ipak, kakav god da je popis, suština je slična i on se realizuje uz pomoć sličnih dokumenata. Ti obrazci odnosno dokumenta nazivaju se popisne ili inventarne liste.

Popisne (inventarne) liste u ugostiteljstvu

Popisne liste predstavljaju dokument kroz koji se detaljno evidentira imovina ugostiteljskog objekta. Tu imovinu je definisao zakonodavac, citiramo:

„Krajnji cilj je steći jasnu sliku i usaglasiti stvarno i knjigovodstveno stanje imovine.“

Ipak postoji sloboda u prilagođavanju same forme obrasca koja može biti različita. Podrazumeva se da postoje neki elementi koji su, sasvim logično, integralni deo svake popisne liste - redni broj, naziv artikla, količina, lokacija, stanje artikla, popisano stanje, razlika, napomena...  

To znači da svako pravno lice ili preduzetnik može prilagoditi svojim potrebama formu obrasca. Recimo, u ugostiteljstvu je vrlo čest slučaj da se ista namirnica skladišti na više lokacija (šank, kuhinja, magacin), pa je više nego korisno predvideti posebne kolone za svaku od njih.

Naravno da su ovakve liste u savremenom biznisu deo programa za ugostiteljstvo koji koristite u radu vašeg objekta i one mogu biti dizajnirane tačno u skladu sa vašim potrebama. Tako urađene elektronske popisne liste su neuporedivo lakše za sravnjivanje i dalju obradu. 

Pogledajte primer kako izgleda maska u Sky Office programu za inventar.

Svaka popisna lista u ugostiteljstvu treba da sadrži i kolonu za otpis robe. Tu se popisuju namirnice i pića kojima je istekao rok upotrebe, koja su promenila svoja svojstva, ili su iz drugih razloga neupotrebljiva za dalju konzumaciju. 

Popisi u ugostiteljstvu mogu se u grubo podeliti na onaj obavezan (zakonom predviđen) i one koji su sprovode radi preciznijeg uvida u trenutno poslovanje.

Zakonski definisan popis u ugostiteljskom objektu

Zakon kaže, citiramo:

„Pravno lice, odnosno preduzetnik, pri sastavljanju redovnog godišnjeg finansijskog izveštaja, vrši popis imovine i obaveza sa stanjem na datum bilansa.“

To znači da ste u zakonskoj obavezi da sprovedete jedan detaljan popis godišnje. Ovakav popis se radi na kraju godine i zahteva sprovođenje niza pripremnih procedura. Ovo je zahtevan poslovni proces kod kojeg se podrazumeva primena pravila predviđenih Pravilnikom (član 1. – član 6.).
Tu se pre svega misli na organizacione pripreme, rokove, formiranje popisnih komisija i slično. Naravno, koriste se iste forme popisnih lista, a krajnji cilj je i ovde usaglasiti stvarno i papirološko stanje. 

Programi za ugostiteljstvo su i te kako spremni da dobar deo ovih procedura olakšaju i automatizuju. Raspitajte se kod nekog ko već koristi Sky POS kao softver za poslovanje objekta kako su oni rešili ovu problematiku. Mada možete i sami da besplatno isprobate Sky POS program.

Znajte da ovaj popis ima svoje reperkusije i na vaše obaveze i na ukupno poslovanje, pa ga zato treba uraditi što efikasnije.

Ostale vrste popisa u ugostiteljstvu

Osim zakonski obaveznog, u ugostiteljstvu se praktikuju i druge forme popisa:

1. blic popis - to je popis kojim se kontroliše samo mali broj artikala koji se najčešće koriste. Ovakvi popisi kratko traju, ali se primenjuju vrlo često.
   
   
2. vanredni kontrolni popis - ovim popisom se kontrolišu nasumično izabrani artikli s ciljem utvrđivanja eventualnih anomalija.
   
   
3. parcijalni popis - popisuje se samo određeni deo objekta (šank, kuhinja, pomoćni magacin...).
   
   

Bez obzira koji je popis u pitanju cilj i smisao je isti - proveriti usaglašenost stvarnog i knjigovodstvenog stanja. Vi sami određujete dinamiku ovakvih popisa. 

Naša preporuka je da se popisi rade u meri koja vam omogućava da održite kontrolu nad poslovanjem u svom objektu, a da ne zagušite svoj personal nametnutim obavezama. Takođe, jasno vam je da nije svejedno ko i kako radi sam popis.

Tematski popisi u ugostiteljskim objektima

Popis u ugostiteljstvu može da ima i jasnu definisanu tematsku oblast popisa.

U skladu sa tim, razlikujemo:

• Popis zaliha hrane i pića - sa ciljem ujednačavanja realnog i papirološkog stanja zaliha, praćenjem potrošnje i kontrolisanje tokova
  
  
• Popis posuđa i inventara - cilj je utvrđivanje stanja inventara (očuvan, polomljen, izgubljen...) u smislu sagledavanja trenutnog stanja i eventualne nabavke novog
  
  
• Popis stolova i stolica - sa ciljem provere stanja postojećeg inventara i potencijalnih korekcija u broju i rasporedu mesta za sedenje
  
  
• Popis kase i finansijskog stanja - pre svega se odnosi na popis gotovine, dnevnog prometa i blagajne ugostiteljskog objekta. Cilj je iskontrolisati prihodnu i troškovnu stranu i pronaći eventualne anomalije
  
  
• Popis radne opreme i uniformi - u cilju utvrđivanja stanja i nivoa higijene opreme koju koristi vaš personal
  
  
• Popis tehničke opreme i uređaja - to je popis aparata i uređaja koji se koriste u svakodnevnom funkcionisanju objekta (razni rashladni uređaji, mikseri, mlinovi...) i preciznog utvrđivanja potreba za redovnim ili interventnim održavanjem.
  
  

Pomoćna sredstva koja se koriste za popis lokala

Napretkom tehnologije, razvijeno je dosta rešenja koja olakšavaju svakodnevni rad u ugostiteljskim lokalima. Pri tome, oni vrlo često pružaju mogućnost lakše evidencije i popisa preostalih zaliha. U praksi su najčešće u primeni rešenja koja ne komplikuju previše svakodnevnicu, a smanjuju mogućnost nekontrolisanih gubitaka. Nabrojaćemo najčešće:

• dozatori pića za flaše - u mnogome olakšavaju rad šankera, a preciznim doziranjem smanjuju nekontrolisane gubitke, i olakšavaju svaku vrstu kontrole prometa. Mogu biti različiti - od krajnje jednostavnih (manuelni ventil koji na pritisak oslobađaju tačno definisanu količinu tečnosti), pa do onih koji se elektronski povezuju u sistem i broje svako točenje.
  
  
• vage za merenje pića - ove napredne, specijalne vage u sebi imaju unapred definisane potrebne podatke o tari i bruto vrednostima i na osnovu toga mogu lako i brzo da utvrde utrošenu količinu.
  
  
• vage za merenje namirnica - takođe specijalizovane vage za različite merne opsege (grami, kilogrami...) i sa mogućnošću unošenja podataka o neophodnim karakteristikama merenih namirnica.

Razlika između ambalaže i jedinice mere

Ovo je detalj o kojem morate da povedete računa. Naime, svaki artikal u ugostiteljstvu ima svoju ambalažu i jedinicu mere. To ne mora da se jednoznačno poklapa. Recimo, jedinica mere za neku rakiju je litar, a ambalaža je 0,7L. Prilikom popisa, najčešće personal popisuje ambalažu, recimo ima 5 flaša rakije od po 0,7L. Upisuje se količina od 5 flaša (ambalaža), a ukupna količina je 5 * 0,7L = 3,5Lrakije.

Da zaključimo

Popis je nešto što je sasvim normalno u poslovanju jednog ugostiteljskog objekta. On služi najodgovornijima da na nedvosmislen način utvrde odstupanja i adekvatno odreaguju na njih. Zato uvek na popise gledajte kao na kontrolni mehanizam koji sa sobom donosi niz benefita.