Otvaranje ugostiteljskog objekta

Praktičan vodič kroz neophodne korake za otvaranje ugostiteljskog objekta

Otvaranje ugostiteljskog objekta, bilo koje vrste, nije ni malo naivan poslovni poduhvat. Zato želimo da vam kroz ovaj tekst što realnije predočimo najveće izazove, ali i rešenja za njih. Jedno je sigurno – postati ugostitelj donosi velike benefite za vas u svakom pogledu, ali i velike obaveze. I to ne samo u periodu pripreme i otvaranja objekta, već i kasnije. Ko nije spreman da se maksimalno angažuje i da permanentno bude uključen u ceo proces, bolje da i ne ulazi u HoReCa biznis. 

BENEFITI OTVARANJA UGOSTITELJSKOG OBJEKTA

• Mogućnost značajne zarade
• Permanentna mogućnost kreativnog i originalnog unapređenja biznisa. mogućnost ostavljanja ličnog pečata na poslovanje
• Veliki potencijal za zaradu primenom  modernih  it rešenja. automatizacija i digitalizcija poslovnih procesa. web poslovanje
• Svakodnevna dinamičnost i raznolikost u poslu. obostrana saradnja sa velikim kompanijama i dobavljačima 
• Stečeno iskustvo daje priliku da se posao lako širi i na druge lokacije
• Ostvarivanje značajnih kontakata
  
  

MANE OTVARANJA UGOSTITELJSKOG OBJEKTA

• Zahteva značajna početna ulaganja i veliku posvećenost projektu
• Nema radnog vremena za vlasnika. zahteva značajno lično angažovanje u pripremnom delu. kasnije je moguće primenom it rešenja bitno olakšati posao najodgovornijih.
• Svaka loša strateška odluka može imati katastrofalne posledice (pogrešna lokacija, vrsta objekta, ciljna grupa, kvalitet ponude i usluge, opšti utisak...)
• Relativno zahtevna papirologija i zakonska regulativa, potrebne razne dozvole, saglasnosti, licence...
• Česte provere primene sanitarnih, finansijskih, fiskalnih i mnogih drugih pravila.
• Direktan rad sa ljudima i u smislu personala, ali i gostiju
  
  

Morate znati pre početka

Ovo je vrlo dinamičan posao koji nema radno vreme i koji ne može da se radi polovično. Pogotovu u pripremnoj fazi. Mada i kasnije, dok se stvari ne razrade, zahtevaće vašu stalnu pažnju i angažovanost. 

Na sreću, danas postoje moderna IT rešenja koja celu ovu priču čine značajno lakšom, jer omogučavaju kompletan uvid u poslovanje objekta u realnom vremenu, baš kao da ste fizički u samom lokalu. Pri tome ne mislimo samo na bukvalni - video nadzor, već i na finansijsko, organizaciono, menadžersko sagledavanje poslovanja u svakom trenutku. Uz adekvatno IT rešenje, svi podaci mogu vam biti uvek dostupni na vašem mobilnom telefonu, na samo jedan klik. Ovo u mnogome relaksira život vlasnika ugostiteljskog objekta i eliminiše potrebu za njihovim permanentnim prisustvom u lokalu. Doći ćemo i do ove teme, ali pre toga – imate brdo posla ispred vas. Krenimo redom.

Koncept je ključan. Stavite na papir vaše maštarije.

Definisanje koncepta je prva, a možda i najvažnija stvar. Njime vi precizno definišete osnovne smernice celog projekta. Konkretno, koju vrstu ugostiteljskog objekta želite da otvorite, kako vidite tržišno pozicioniranje vašeg objekta, šta to novo i drugačije hoćete da ponudite i sl. Idealno bi bilo kada bi taj koncept predstavlja otelotvorenje vaših snova. Ipak, morate uvažiti i ostale parametre poput trenutne konkurencije, zakonskih ograničenja, finansijske mogućnosti...

Nisu ista ulaganja, a ni sam put do otvaranja klasičnog kafića ili restorana, pivnice, picerije, fast food, poslastičarnice. Nije isto imate li kuhinju ili ne. Ispoštujte svoje snove, ali vodite računa i o realnosti. Ključno je da budete načisto, u kom smeru idete. 

Sve kasnije važne odluke poput konkretne lokacije ili naziva objekta, ciljne grupe gostiju, imidža, brenda, unutrašnjeg i spoljnjeg uređenja, marketing strategije, izbora IT i druge opreme – moraju biti u skladu sa definisanim konceptom.

Sa zakonske strane

Čak i po aktuelnom Zakonu o ugostiteljstvu, pobrojano je puno vrsta ugostiteljskih objekta za ishranu, piće i napitke (restoran, taverna, kafana, bar, picerija, gril, pečenjara, pivnica, konoba, čarda, krčma, gostionica, kafe-poslastičarnica, bife, bistro, palačinkarnica, objekat brze hrane, ketering objekat, pab, kafe i drugi objekti).

Dodatno, Pravilnik o uslovima i načinu obavljanja ugostiteljske delatnosti i akta lokalnih samouprava bliže regulišu mnoge aspekte poslovanja ugostiteljskih objekata - recimo ograničeno radno vreme objekata, tehničke i urbanističke uslove, definisana pravila vezana za buku, korišćenje roštilja u urbanim područjima i sl. Analizirajte i njih i vidite kako ona utiču na vaš koncept.

Sagledajte sve to i tek nakon toga donesite odluku o tome koja vrsta objekta je optimalna za vas. Ako jasno definišete cilj, lakše ćete i prokrčiti put do njega. 

Biznis plan za ugostiteljski objekat

Ovo je sa biznis strane gledano ključna stvar za uspeh. Biznis plan treba da bude detaljna lična karta vašeg projekta. Na osnovu njega se jasno zna budžet za svaku stavku predviđenu projektom, ali i očekivani prihodi. Tek nakon toga možete da sagledate kvalitet i potencijal celog projekta. 

U maštanjima, prvo se kreće od prihoda. Obično se uzme najoptimističkiji scenario i po njemu se dođe do sjajne procene prihoda. Troškovi se podcenjuju, kao i rokovi. 

Ako želite da napravite ozbiljan biznis plan, sami ili uz pomoć stručnjaka, vi uradite upravo suprotno. Potrudite se da prvo sagledate troškove što detaljnije i realnije. Na kraju projekta, troškovi retko kad budu manji od planiranih. Naprotiv. Zato predvidite i neku marginu u tom smislu. Što se prihoda tiče, uvek baratajte sa najmanje povoljnom procenom za vas.

Veoma važno je i detaljno analizirati postojeću konkurenciju i sagledati njihovu ponudu hrane i pića. Idealno bi bilo pronaći mikro-nišu koja je nepokrivena i koja bi onda bila u vašem fokusu. Ta različitost vrlo lako može sutra postati osnova vašeg uspeha na tržištu i temelj daljeg razvoja poslovanja.

Morate uračunati i da je na samom početku potrebno neko vreme i dosta obrtnih sredstava, dok vaš objekat ne krene da donosi ustaljene prihode. To je jako izazovan period, jer vam troškovi rastu (plate, kirija, dobavljači, marketing...) a prihodi još nisu dostigli željenu vrednost. Mnogi ne uračunaju ova obrtna sredstva u kalkulacju potrebnih sredstava za pokretanje ugostiteljskog objekta. 

Finansije potrebne za otvaranje ugostiteljskog objekta

Tek nakon urađenog biznis plana, znaćete tačno da li možete celu tu priču da finansirate samostalno ili su vam neophodna dodatna sredstva iz drugih izvora. 

Svaka banka, ozbiljan investitor, ili ko god, prvo će vam tražiti na uvid vaš biznis plan. Na osnovu njega, ali i svog iskustva, doneće odluku da li da podrže vaš projekat. Vodite računa da banke već vekovima nalaze načine da zaštite prvo svoje interese, pa tek onda vaše.

Pokušajte da neke troškove preraspodelite na kasnije periode poslovanja kada vam se ustale prihodi. Recimo, sjajan je primer iznajmljivanja IT opreme i softvera,  jer vam omogućava da sve neophodno za rad vašeg objekta dobijete odmah, a sve to platite na rate kasnije kada pristignu i prihodi. Ovakvi modeli saradnje bitno relaksiraju najosetljiviju, početnu fazu poslovanja.

Obavezno proverite i sa budućim dobavljačima pića i hrane da li možete računati na neku vrstu podrške i pod kojim uslovima.

Potrebna dokumentacija za otvaranje ugostiteljskog objekta

Na sreću, danas to nije tako zahtevna misija. Pravila se menjaju s vremena na vreme, ali generalno reč je o procedurama koje vas neće puno iscrpeti. Svakako da danas postoje i specijalizovane agencije koje vam mogu u potpunosti ili delimično završiti sve administrativne procedure koje prate otvaranje ugostiteljskog objekta. 

U suštini, pre otvaranja objekta, svakako morate :

• Definisati poslovni oblik vašeg privrednog subjekta (D.O.O. ili SUR) – kao vlasnik SUR-a, vi ostajete fizičko lice i za poslovanje odgovarate celokupnom svojom imovinom. Možete otvoriti samo jedan lokal. Kao vlasnik D.O.O. postajete pravno lice koje odgovara samo sa imovinom koja je u vlasništvu preduzeća, ali su potencijalne kazne značajno veće. D.O.O. može imati više lokala u svom sastavu. Dobro se raspitajte i izvagajte koji oblik je za vas primereniji i bolji.
  
  
• Izabrati naziva firme i definisati pretežnu delatnost – ne smeju postojati dva privredna subjekta sa istim imenom u okviru iste opštine.
  
  
• Prijavljivanje u APR-u – reltivno lako i brzo (elektronski) možete prijaviti vašu firmu u APR-u u samo par koraka.
  
  
• PIB – procedura osnivanja firme se privodi kraju dobijanjem PIB-a (poreski identifikacioni broj). U suštini to je jedinstveni broj i služi za potrebe svih javnih prihoda. Prilikom podnošenja jedinstvene registracione prijave za osniivanje privrednog subjekta, možete i ovo završiti. Nakon upisa u registar poreskih obveznika, dobijate u roku od 5 dana rešenje o registraciji osnivanja privrednog subjekta. U tom rešenju biće i vaš PIB.
  
  
• Pečat - nakon registracije firme i dobijanja rešenja od APR-a, pristupa se i izradi pečata, tako da on mora da bude saglasan podacima iz rešenja.
  
  
• Otvaranje tekućeg računa u banci -  ukratko, skupite gore opisanu dokumentaciju i odete u banku po vašem izboru. Pre toga, proverite koje sve uslove i pogodnosti možete da dobijete kod koje banke. Razlike mogu da budu značajne.

Uređenje enteriera i eksteriera

Ovo je najkreativnija i najzahtevnija faza. Ona toliko zavisi od konkretnog slučaja do slučaja, da je nemoguće pisati o tome – osim u opštim smernicama. 

Već smo napomenuli da i unutrašnje i spoljašnje uređenje mora biti u skladu sa vašim konceptom, mora da ostavlja jak i pozitivan utisak, da forsira vašu originalnost i ističe komparativne prednosti. Sve to mora u očima potencijalnih gostiju da bude kompaktna celina koja će se lako uklopiti u marketing strategiju.

Često se bazira na angažovanju drugih lica, a to ume i da traje i da bude naporno u svakom smislu. Naoružajte se strpljenjem i ne tovarite na sebe po deset problema odjednom. Rešavajte ih jedan po jedan, vrlo vodeči računa da ne prekoračite opredeljena sredstva za te namene. Rokovi su jako bitni da se poštuju, pogotovu ako ne finansirate samostalno ceo projekat.

Uvek za samo malo dodatnih sredstva može mnogo bolje, više, lepše. Morate biti tvrdi u donošenju takvih odluka, a sa druge strane ne smete ugroziti estetiku i vizuelni identitet celog projekta.

Kod nabavke inventara i opreme, razmotrite varijantu nabavke malo korišćene opreme i inventara (pogotovu mislimo na kuhinjski deo objekta), jer se time mogu uštedeti značajna sredstva.

Oprezno sa zapošljavanjem

Troškovi radne snage su jedni od dominantnih u operativnim troškovima. Zato se trudite da krajnje promišljeno zapošljavate kvalitetan kadar. Dobar kuvar je zlata vredan za svaki restoran, ali takva mu je i plata. Uvek je mnogo lakše dodatno zaposliti personal, nego obrnuto. Trud i kvalitet uvek nagradite i time stimulišite efikasnost.

Sve procese koje možete – automatizujte. Verujte da je za vas najjeftinije kada softveri odrađuju posao. Važno je samo se u startu opredelite za softver koji sve to može da odradi brzo i lako. 

Marketing plan za otvaranje

Iskustva govore da bez ozbiljne marketing strategije i kampanje, retko koji ugostiteljski objekat može da preživi. Danas ljudi ne pitaju jedni druge, već se oslanjaju na Google i društvene mreže. Podrazumeva se da imate svoj sajt i profile na svim društvenim mrežama. Ako vas tamo nema – nema ni gostiju. Shvatite ovo ozbiljno, od najave otvaranja lokala pa na dalje. Morate biti pro-aktivni sve vreme i pridobiti pažnju potencijalnih gostiju. 

Za ugostiteljske objekte, kratke digitalne forme mogu biti jako korisne ako se kvalitetno osmisle. Koristite sve dostupne kanale za promociju vašeg objekta, pogotovu digitalne jer često nisu finansijki zahtevni.

Formirajte i potencirajte lojaliti program i uvedite specijalne ponude (Happy Hours i sl). 

IT rešenje za ugostiteljski objekat

Najbolje je da se opredelite za jedno – ali kvalitetno rešenje koji će moći da odgovori na sve vaše potrebe. Fiskalizacija, POS oprema, WEB poslovanje, magacin i zalihe, dnevni i mesečni izveštaji, nabavke, šifarnici, eFakture, promena cenovnika, lojaliti program, podaci za knjigovodstvo, vođenje radnog vremena i produktivnosti osoblja, efikasnost kuhinje, .. 

Na sreću postoje savremena IT rešenja - programi za ugostiteljstvo koji automazuju i digitalizuju sve ove procese i spajaju ih u jedinstvenu celinu. To znači da mnogo toga program odrađuje umesto ljudi - brže, bolje i bez grešaka.

Pored toga, koristeći ovakve programe, personal može da usluži mnogo više gostiju u kraćem vremenskom periodu, nema grešaka u komunikaciji, lako se pravi bilo koji presek ili izveštaj, jasno se vidi ko je šta uradio. Time se stvara ogroman prostor za uštedu i povećanje produktivnosti.

Možda još važnije, najodgovorniji (vlasnici/menadžeri) mogu na jedan klik tačno da vide sve parametre poslovanja u realnom vremenu. Dovoljno je da imate mobilni telefon i internet i svako bolje IT rešenje će vam omogućiti da vidite trenutno stanje, koliki su prihodi i rashodi, koja se roba traži više a šta manje, stanje u magacinu, šta se dešava u kuhinji, radite sa SEF-om i eFakturama, vidite kolika je produktivnost osoblja, robna i finansijska zaduženja... I sve to, a da ne morate ni da se pojavljujete u lokalu. Ovakvo rešenje – vlasnicima ugostiteljskih objekata dramatično olakšava svakodnevnicu. 

Nekad je uspešan rad objekta direktno zavisio od toga koliko vlasnik provodi vremena u lokalu i kako kontroliše personal i tokove procesa u lokalu. Danas, sve to mogu da rade moderni softveri, mnogo preciznije od bilo kog čoveka. 

Važno je samo da implementirate što kvalitetnije IT rešenje koje će vam doneti mnoge benefite.

Kako prepoznati kvalitetano IT rešenje za ugostiteljski objekat

Pored svih briga, sada treba da postanete i IT ekspert, pa da prepoznate i izaberete najbolju opremu, softver i sve ostalo. Ako se već razumete u te stvari - sjajno, lako ćete prepoznati prave profesionalce. Ako niste, oslonite se na iskustva drugih ugostitelja kojima verujete. Raspitajte se da li su zadovoljni ili ne programom koji koriste, ili sami istražite koristeći Google mogućnosti.

U suštini, treba vam pouzdan partner za sve IT dileme. Neko ko će stvarno biti tu za vas kad imate problem, kad se izmene neki propisi ili zakoni, kad hoćete nešto da promenite ili unapredite. 

Na tržištu postoji puno firmi koje se bave ovim segmentom, ali je samo par njih koji u praksi zadovoljavaju kvalitetom svojih usluga. Te kompanije su tu na tržištu već godinama i u fokusu imaju baš poslovanje ovakvih objekata. Postoje i inostrana rešenja, ali je pitanje koliko će baš vaš problem njima biti prioritetan u nekom trenutku koji je vama krucijalan. 

Insistirajte da je njihova obaveza da stalno unapređuju svoje proizvode, prate naše propise i imaju tehničku podršku zaista u režimu 24/7. Takođe, važno je da sa njima možete brzo i lako sve da završite na jednom mestu, a kod onih najboljih možete birati između kupovine ili iznajmljvanja IT opreme.

Jedno od rešenja koje ima potrebne resurse da ispoštuje sve ove kriterijume je svakako Sky POS.

Najzad – otvaranje ugostiteljskog objekta

Sad kada su sve prepreke savladane, svi izazovi rešeni, na red je došlo i otvaranje ugostiteljskog objekta. Možete organizovati probno (lajt) otvaranje, gde ćete okupiti vama najbliže osobe, kao vrstu generalne probe. Pogotovu ako imate i kuhinju u okviru objektu. 

Pravo otvaranje treba da bude kruna svih napora koje ste uložili. Napravite od toga najvažniji događaj u gradu i iskoristite priliku za promociju vašeg lokala. Stvorite pozitivnu atmosferu isčekivanja nečeg posebnog. Koristeći sve kanale marketinga (digitalne pre svega) na vreme najavite ciljnoj grupi gostiju pompezno otvaranje objekta. Time ćete u startu katapultirati vaš biznis u pravom smeru.

Svi gosti vole da budu deo nečeg pompeznog i glamuroznog, na vama je da ta očekivanja i opravdate. Budite sigurni da mali znak pažnje, poput neke sitnice u vidu prezentacionog materijala, može učiniti čuda. 

Ako to bude događaj koji će zaokupiti pažnju vaše klijentele, ako oni budu zadovoljni otvaranjem – sigurno će postati i redovni gosti. Dobar glas se daleko čuje, a to je upravo ono što što vam treba. To je bukvalno auto put ka uspehu vašeg projekta.

Nadamo se da smo vam glavne dileme dobrim delom razjasnili. Samo budite svesni da ne postoji univerzalni vodič za uspešno otvaranje ugostiteljskog objekta. Ipak, primenom svih ovih pozitivnih iskustva drugih, šanse da vaš projekat uspe se dramatično povećavaju. A to je i osnovni cilj ovog teksta.

Srećno!