Bezbednosni element

Bezbednosni element (BE) – zašto Vam je neophodan i kako ga najlakše nabaviti

Ono što je lična karta za ljude, to je bezbednosni element za svako prodajno mesto. Ovo je jedna od novina koji su uvedenim novim Zakonom o fiskalizaciji. Pomoću njega se svako prodajno mesto nedvosmisleno identifikuje u sistemu Poreske uprave RS i bez njega se ne mogu izdavati fiskalni računi. Zato su svi poreski obveznici koji se bave prodajom na malo u obavezi da od nadležne poreske filijale obezbede personalizovan bezbednosni element baš za svako prodajno mesto. Konkretno, ako imate više prodajnih mesta – svako mora da ima svoj bezbednosni element i za svako se mora sprovesti procedura, o kojoj ćemo više u nastavku teksta.

Novi Zakon, nova rešenja. Nema više fiskalnih kasa

Novim Zakonom o fiskalizaciji umesto zastarelih fiskalnih kasa uvodi se pojam Elektronski fiskalni uređaj. To su značajno modernija i naprednija rešenja koja mogu da budu softverske i hardverske prirode. Sastoje se iz tri osnovna elementa:

1. ESIR - Elektronski Sistem za Izdavanje Računa
2. PFR -  Procesor Fiskalnih Računa, može biti Lokalni (LPFR) i Virtuelni (VPRF).
3. BE  -   Bezbednosni Element, mora ga imati svako prodajno mesto 

Fokus ovog teksta će biti na bezbednosnom elementu (BE) i neophopdnoj proceduri da bi se on nabavio.

Šta je to bezbednosni element (BE) i čemu služi

U aktuelnom sistemu elektronske fiskalizacije u Republici Srbiji (eFiskalizacija), bezbednosni element je softverska ili hardverska komponenta koja ima višestruku funkciju. Pored toga što služi za jednoznačnu identifikaciju Vašeg prodajnog mesta u poreskom sistemu, on i potpisuje svaki izdati fiskalni račun. U sebi poseduje digitalni sertifikat koji omogućava krajnje pouzdanu i brzu komunikaciju između Vas i servera Poreske uprave RS. Time se sprečava bilo koji vid kompromitacije ili pokušaj zloupotrebe Vaših poslovnih padataka (zato se i zove bezbednosni element). Dakle, on štiti i Vas i Vaše klijente od eventualne zloupotrebe. Izdaje ga nadležna Poreska uprava i oni vrlo vode računa o njihovoj upotrebi. 

Pored samog postojanja BE, dodatna bezbednosna pravila zahtevaju primenu PIN-a pri korišćenju elektronskog fiskalnog uređaja kako bi se izbegla svaka mogućnost neovlašćenog korišćenja na terenu.

Koje vrste bezbednosnih elemenata postoje 

Po svojoj formi oni mogu biti:

• hardverski - u vidu smart kartice (STANDARDNI FORMAT) ili SIM kartice
• softverski  - u vidu fajla koji se integriše u POS softver

U skladu sa opremom za koji ste se odlučili da nabavite, Vi određujete koju formu (medij) bezbednosnog elementa želite. Ipak, Zakon o novoj fiskalizaciji propisuje da svako prodajno mesto osim online prodavnice mora imati bar jedan lokalni procesor fiskalnih računa za čije funkcionisanje je neophodan hardverski bezbedonosni element u vidu pametne ili SIM kartice u zavisnosti od čitača kartica koji se koristi.

Kako najlakše do bezbednosnog elementa

Procedura je poprilično multidisciplinarna i stroga, ali na svu sreću – uglavnom digitalna. To znači da se većina potrebnih formulara popunja na zvaničnim sajtovima državnih organa i ne zahteva odlazak na šaltere. Ipak, budite obazrivi prilikom popunjavanja traženih podataka, ili se sa puno prava obratite za pomoć onima preko kojih ćete i nabaviti opremu neophodnu za eFiskalizaciju. Na tržištu postoji par ozbiljnih kompanija koje se već godinama bave POS sektorom i savetujemo Vam da izaberete proverenog partnera za ceo proces elektronske fiskalizacije. Prepoznaćete ih po tome što su već godinama prisutni sa svojim programima u POS sektoru, a preko njih možete i da iznajmite ili kupite kvalitetnu POS opremu. 

Oni Vam mogu pomoći da bez mnogo trauma prođete sve procedure i brzo i lako stvorite sve neophodne preduslove za elektronsku fiskalzicaju. Oko samog popunjavanja formulara, iskusne knjigovođe koje se dobro razumeju u IT tehnologiju takođe mogu da budu od pomoći. 

Kada procedura bude završena i nadležna poreska uprava Vam izda personalizovani bezbednosni element za svako Vaše prodajno mesto, zahtevajte punu asistenciju odabranog partnera u implementaciji BE u Vašim poslovnim prostorijama. 

Digitalni formulari za izdavanje bezbedonosnog elementa – korak po korak

Već smo napomenuli da bezbednosni element izdaje nadležna Poreska uprava na osnovu podataka koje Vi unosite u digitalne formulare. Postoji tačno propisana hronologija popunjavnja neophodnih prijava i zahteva. Krenimo redom:

1. PGJO prijava

Prvi korak je da registrujete svoje poslovni prostor/prostorije, odnosno da podnesete takozvanu PGJO prijavu - Prijavu sa podacima za Generisanje Jedinstvene Oznake poslovnog prostora i poslovne prostorije. 

Ovo možete uraditi digitalnim popunjavanjem formulara na portalu еPorezi (https://eporezi.purs.gov.rs). Neophodan vam je digitalni sertifikat za ovu akciju. Nakon prijave, ovde se moraju navesti svi podaci o Vašem prostoru/prostorijama, kao i o vrsti i načinu Vašeg poslovanja koje Poreska uprava zahteva.

Informacije o statusu Vaše prijave biće Vam dostavljene u sekciji – Poresko sanduče.

Ako imate više prodajnih mesta, pregled svih do sada prijavljenih poslovnih prostora i poslovnih prostorija, može se videti izborom opcije – Lista poslovnih prostora.

Eventualno brisanje poslovnog prostora i poslovne prostorije iz registra se takođe ovde može izvršiti. 

Detaljno uputstvo za popunjavanje formi možete preuzeti na:

https://www.purs.gov.rs/eFiskalizacija/korisnicka_uputstva/7667/korisnicko-uputstvo-za-dostavljanje-podataka-i-generisanje-jedinstvene-oznake-o-poslovnom-prostoru-i-poslovnim-prostorijama-elektronskim-putem.html

2. Prijava na elektronski servis za fiskalizaciju (EFS)

Nakon uspešne prijave PGJO, u Vaše poresko sanduče (na portalu ePorezi) biće poslato uputstvo za uvođenje u fiskalizaciju. Uz pomoć dobijene pozivne poruke prijavljujete se na elektronski servis za fiskalizaciju (EFS). Tako obveznik dolazi do sledećeg neophodnog koraka, a to je:

3. Zahtev za izdavanje bezbedonosnog elementa

Kada pristupite elektronskom servisu za fiskalizaciju (ESF), u okviru sekcije Administracija imate i opciju – Zahtev za izdavanje bezbednosnog elementa. 

Ovde korisnik aplicira elektronski da mu Poreska uprava izradi i izda personalizovani bezbednosni element baš za njegovo prodajno mesto. On se vezuje za poslovni prostor/prostoriju koju ste uneli kroz PGJO prijavu. Takođe, deo procedure se odnosi i na preciziranje format samog BE (da li da bude u hardverskom ili softverskom obliku). Nakon odobrene prijave, dobićete obaveštenje o tome u svom poreskom sandučetu.

Poreska uprava je propisala da bezbednosni elementi imaju svoj rok trajanja - 3 godine. Nakon toga oni moraju biti zamenjeni. Na istom ovom mestu imate i opciju – Zahtev za obnovu. Bez ovoga nećete biti moguće izdavanje fiskalnih računa.

Ako izgubite ili oštetite bezbednosni element, na isti ovaj način podnosite zahtev za izdavanje novog.

Kompletno uputstvo za popunjavanje zahteva za izdavanje bezbedonosnog elementa imate ovde.

4. Preuzimanje bezbednosnog elementa

Ako ste izabrali bezbednosni element u vidu pametne kartice, autorizovana osoba koju ste Vi odredili dobija obaveštenje o tome da je element personalizovan i završen. To znači da ga možete podići u nadležnoj filijali Poreske uprave.

Ako ste izabrali BE u vidu fajla, naravno, biće u Vašem poreskom sandučetu. Zajedno sa njim, stižu i odgovarajuće instrukcije za preuzimanje.

5. Povezivanje sa Poreskom upravom

Nakon preuzimanja bezbedonosnog elementa, u skladu sa opremom koju koristite, pristupa se njegovoj eksploataciji u smislu integracije i povezivanja sa Poreskom upravom. Bez obzira da li je u pitanju BE u obliku pametne kartice ili je u formi fajla, podrška partnera za elektronsku fiskalizaciju u ovom koraku je očekivana i značajna. Kada sistem profunkcioniše, vi ste završili proces eFiskalizacije i spremni ste za izdavanje fiskalnih računa.

Ističe vam rok trajanja BE? Evo procedure za obnovu!

Već smo napomenuli da kad istekne rok trajanja BE, više nije moguće izdavati fiskalne račune. Zato je neophodno da se blagovremeno podnese Zahtev za obnovu na portalu PU Srbije. Objasnićemo korak po korak.

Prvo i osnovno, kada se rok važenja BE približi kraju, dobićete mejl o tome u svom poreskom sandučetu na portalu ePorezi. U tom mejlu je sadržan i link koji vas direktno vodi na stranicu portala Izbor prijave. Tu se prijavite na Elektronske servise za fiskalizaciju (ESF) i obnovite BE koje želite.

Takođe, kad god se prijavljujete na ESF, iskočiće prozor koji će vas informisati o skorom isteku važenja BE i pitati „Da li želite da obnovite svoje bezbedonosne elemente?“. Klikom na dugme „DA“, krećete u proceduru obnove vaših BE.

Ako je vaš BE u kritično kratkom periodu važenja, prozor koji iskoči biće malo drugačiji u smislu će te sada biti zamoljeni da posetite stranicu za upravljanje vašim BE. Ako kliknete na „POSETI”, naravno da će vas portal i odvesti na tu stranicu za upravljanje vašim BE.

Ako ste iz bilo kojih razloga preskočili ove notifikacije prilikom prijave na portal, uvek možete izabrati opciju iz menija „ADMINISTRACIJA“ pa zatim „ZAHTEV ZA OBNOVU“. 

Sve ove varijante imaju za cilj da vas odvedu na stranicu gde ćete videti svoje BE i njihov preostali rok važenja. Takođe, suštinski za svaki od njih možete izabrati jednu od tri ponuđene varijante:

• OBNOVI - izborom ove opcije automatski se šalje zahtev za izradu novog BE koji će zameniti stari.
  
  
• ODLOŽI - privremeno odlažete odluku šta ćete sa ovim BE. Međutim, ako je BE već ušao u kritični period važenja, ova opcija nije moguća i moraćete da odlučite šta ćete sa njim (obnoviti i odbiti).
  
  
• ODBIJ - taj BE nećete više obnavljati (ne treba vam zamena). Imajte na umu samo da ni kasnije taj BE nećete moći da obnovite.
  
  
• ako imate više BE postoji i opcija „OBNOVI SVE“ ili „ODBIJ SVE“ radi lakšeg upravljanja.
  
  
• kada ste izabrali opcije za sve svoje BE, kliknete na dugme potvrdi.

Ako ste makar jedan BE izabrali ODBIJ, sistem će vas pitati da li ste sigurni? Morate kliknuti na DA da bi završili proceduru.

Ako ste izabrali OBNOVI makar za jedan BE, sistem vas usmerava na stranicu na kojoj treba da unesete potrebne podatke za novi BE (takozvane akreditive za autentifikaciju novih BE). U zavisnosti da li ste izabrali BE u vidu pametne kartice ili BE u vidu fajla, treba popuniti tražene podatke:

• za BE u obliku pametne kartice - PIN, mesto preuzimanja i opciono dodatna osoba za preuzimanje kartice.
  
  
•  za BE u obliku PFX fajla - lozinka i PAK.

Kada sve ovo završite, ostalo je još samo da kliknete na dugme POTVRDI, a zatim i još jedno polje za potvrdu gde treba da odgovorite sa DA. Time ste vi poslali vaš zahtev Poreskoj upravi na pregled. Ako PU odobri obnavljanje BE, bićete obavešteni o tome mejlom u vašem poreskom sandučetu. Taj mejl će sadržati sve informacije o izradi vaših novih BE.

Završetkom ove procedure, vi ste podneli kompletnu prijavu za obnavljanje vaših BE, i ne morate podnositi novu prijavu za izdavanje BE. Nova prijava se podnosi samo ako imate potrebe za povećanjem broja BE ili ako je došlo do izmene nekih bitnih podataka koje ste ranije dostavili Poreskoj upravi. Prenosimo vam deo obaveštenja Poreske uprave koji se odnosi na ovu temu:

У случају да обвезник изабере да обнови безбедносни елемент Пореска управа ће пре истека важења постојећег безбедносног елемента израдити нови, о чему ће бити благовремено обавештен преко пореског сандучета.

Важно је напоменути да, уколико се обвезник одлучи за опцију OBNOVI, не треба да подноси нову пријаву за издавање безбедносног елемента преко Електронског сервиса за фискализацију на порталу еПорези.

Na sledećoj strani možete naći kompletno uputstvo za obnovu bezbednosnog elementa:

https://www.purs.gov.rs/eFiskalizacija/korisnicka_uputstva/10377/uputstvo-za-obnovu-bezbednosnih-elemenata.html

Ne treba vam više bezbednosni element? Kako ga vratiti Poreskoj upravi?

Poreka uprava je definisala kompletnu proceduru za vraćanje BE u slučaju prestanka obavljanja delatnosti ili prestanka obavljanja delatnosti u nekom od poslovnih prostora/prostorija. 

Pre nego što vratite BE, neophodno je da elektronskim putem, na portalu ePorezi, izvršite trajnu odjavu poslovnog prostora/prostorije podnošenjem PGJO (slično kao i kad ste aplicirali za BE).

Nakon brisanja prostora/prostorije, morate opozvati BE. I ovo se radi elektronskim putem na portalu Poreske uprave.

Tek nakon sprovedene ove procedure, pristupa se vraćanju BE nadležnoj odnosno najbližoj Poreskoj upravi.

Šta ako se izgubi ili ošteti BE?

I za ovo je Poreska uprava propisala proceduru. Citiramo:

Ukoliko se bezbednosni element ošteti ili izgubi obveznik je dužan da u roku od tri dana od nastanka tih okolnosti obavesti Poresku upravu zbog deaktivacije. Obaveštenje se vrši elektronskim putem preko portala Poreske uprave.

Sky POS - uspešan primer implementacije bezbednosnog elementa

Sjajan primer kako se jednim softverom može rešiti više poslovnih izazova odjednom predstavlja implementacija Sky POS programa u maloprodaji, ugostiteljstvu, pekarama i mnogim drugim delatnostima.

Naime, Sky POS kao program, ne samo da na vrlo kvalitetan način rešava sve aspekte primene BE i izdavanja fiskalnih računa, već predstavlja jedno od najmodernijih rešenja za upravljanje kompletnim poslovanjem. Automatizacijom procesa i uštedom resursa brzo će Vas pozicionirati ispred konkurencije i značajno smanjiti opretivne troškove. Brzo se i lako instalira od strane stručnih ljudi koji će i kasnije biti tu za vas u režimu 24/7. 

Ako tome pridodamo da je Sky POS apsolutno spreman za svaki vid digitalnog poslovanja, preko WEB ili drugih platformi, jasno je da je ovde reč o modernom alatu koji će otvoriti potpuno neslućene dimenzije Vašeg poslovanja.

Ako Vas zanima da automatizujete rad i menadžerskog i operativnog segmenta zaposlenih, mogućnost grešaka svedete na minimum.